نرم افزار چند انبار یعنی موجودی هر محل جدا دیده شود، نه اینکه همهٔ کالاها در یک عدد جمع شوند. یک انبار یعنی یک محل نگهداری و یک مانده برای هر کالا. چند انبار یعنی همان کالا ممکن است در فروشگاه باشد، در سوله باشد، یا پیش نماینده باشد، و فروشنده باید بداند کدام محل واقعاً میتواند جنس را بدهد.
این راهنما برای شرکت بازرگانی و تولیدی کوچک است. اگر خدمات می‌فروشید و کالای فیزیکی جابه‌جا نمی‌شود، تفکیک انبار برای شما موضوع نیست. اگر همهٔ جنس در یک اتاق است و یک نفر هم می‌فروشد هم تحویل می‌دهد، یک عدد موجودی کافی است. نرم‌افزار چندانباره در این حالت فقط یک فیلد اضافه است که کسی پر نمی‌کند.
اگر عدد سیستم و قفسه همین حالا نمی‌خوانند، اول مغایرت موجودی انبار را ببندید. تفکیک محل روی موجودی غلط، دو عدد نادرست می‌سازد به‌جای یکی.
نگهداری کالا در چند نقطه همچنان انبارداری است. فرق این است که موجودی هر محل جدا دیده شود.
یک محل و چند محل چه فرقی دارند؟
محل یعنی جایی که کالا واقعاً نشسته و میشود رفت و برداشت. نام قفسه، اگر در همان سالن باشد، محل دوم نیست.
| وضعیت | چه می‌بینید | چه عددی کافی است |
|---|---|---|
| یک سالن، یک درِ خروج | فروشنده و انباردار همان جعبه را می‌بینند | یک مانده برای هر کالا |
| دو آدرس | فروشگاه جنس ندارد، سوله دارد، یا برعکس | ماندهٔ هر آدرس، جدا از جمع کل |
| جنس پیش نماینده یا مشتری | مال شرکت است ولی در قفسهٔ شما نیست | ماندهٔ امانی، جدا از قابل فروش |
| مواد خام و کالای آماده در یک شمارش | تولید مصرف کرده، فروش هنوز «موجود» می‌بیند | ماندهٔ قابل فروش، جدا از مواد |
جمع کل به‌تنهایی تصمیم فروش نیست. بیست عدد که ده‌تای آن در شهر دیگر است، برای مشتری امروز ده عدد است. اگر نرم‌افزار فقط بیست را نشان دهد، فروشنده قول اضافه می‌دهد.
قفسهٔ الف و قفسهٔ ب در یک سالن را انبار دوم ننامید. آن برچسب چیدمان است. انبار دوم وقتی است که تحویل، مسئول، یا زمان رسیدن به مشتری فرق میکند.
کی یک عدد موجودی کافی است؟
این چهار شرط اگر با هم باشند، یک انبار بس است:
- کالا از یک در خارج میشود
- یک نفر یا یک شیفت همان روز موجودی را کم میکند
- مشتری فرق نمی‌کند جنس از کدام اتاق آمده
- خرید را برای همان محل می‌زنید، نه برای شعبه‌ای که نمی‌بینید
در این حالت نقطه سفارش هم روی همان یک مانده حساب میشود. خط خرید جدا برای هر قفسه لازم نیست.
شرکت کوچک اغلب همین‌جا است و فکر میکند «چند انبار» حرفه‌ای‌تر است. حرفه‌ای‌تر نیست. هر محل اضافه یعنی حوالهٔ ورود و خروج، شمارش، و یک نفر که موجودی آن محل را باور کند. اگر این نفر را ندارید، محل دوم در نرم‌افزار متروکه میشود و مغایرت تازه می‌سازد.
کی تفکیک محل لازم میشود؟
تفکیک را وقتی شروع کنید که بدون آن، جملهٔ «موجود است» دروغ میشود.
- دو آدرس. فروشگاه و سوله، یا دفتر شهر خودتان و بارانداز شهر دیگر. مشتری یکی از این دو را تحویل میگیرد. جمع کل، آدرس تحویل را عوض نمی‌کند.
- نماینده یا امانی. جنس از شرکت خارج شده ولی هنوز مال شماست و پیش نماینده است. اگر این تعداد در موجودی قابل فروش بماند، دو بار فروخته میشود. اگر از موجودی حذف شود و جایی ثبت نشود، ماه بعد گم شده به نظر می‌رسد.
- مواد و محصول در یک شمارش. در تولیدی کوچک، ورق خام و محصول بسته‌شده اگر یک کد و یک مانده داشته باشند، فروشنده مواد خط را به مشتری قول می‌دهد. این دو باید جدا باشند، حتی اگر در یک سوله کنار هم باشند.
- تحویل از محل مشتری. کالایی که دیروز فروخته شده و هنوز در حیاط است، موجودی قابل فروش نیست. محل «منتظر خروج» اگر زیاد تکرار میشود، یک ماندهٔ جدا می‌خواهد. سند این خروج همان حواله انبار است.
یکی از این‌ها کافی است تا تفکیک را برای همان کالاها شروع کنید. لازم نیست کل فهرست کالا در روز اول چندمحله شود. پرفروش و قلمی که بین دو آدرس می‌چرخد اول است. کالای راکد در یک محل بماند.
جابه‌جایی بین دو محل را چطور ثبت کنیم؟
انتقال، فروش نیست و خرید نیست. کالا از محل الف کم میشود و به محل ب اضافه میشود. اگر این را در پیام‌رسان بگویید و در موجودی نزنید، هر دو محل غلط می‌شوند.
قاعدهٔ عملی:
- خروج از مبدأ سند داشته باشد
- ورود به مقصد همان تعداد را سند داشته باشد
- تا ورود نخورد، مقصد «موجود» اعلام نکند
- تاریخ هر دو سند شمسی و همان روز حرکت باشد
یک سند اصلاح که فقط جمع کل را ثابت نگه می‌دارد، جابه‌جایی را پاک میکند. ماه بعد کسی نمی‌داند جنس کجاست. اگر بین دو فایل اکسل این کار را می‌کنید، همان فاصلهٔ ابزارهاست که در مقایسهٔ یکپارچه با چند نرم‌افزار جدا آمده. دو انبار در دو فایل، از یک انبارِ غلط پرخرج‌تر است.
نقطه سفارش را هم به محل وصل کنید. اگر سوله به خط خرید رسیده و فروشگاه پر است، خرید باید برای سوله ثبت شود. یک نقطه سفارش روی جمع کل، یا دیر می‌خرد یا برای محلی جنس می‌آورد که جا ندارد.
در پنل واحد چه چیزی دیده میشود؟
تینا موجودی لحظه‌ای، حواله و هشدار کمبود را در یک پنل، متصل به فروش و خرید، نشان می‌دهد. جزئیات در ویژگی‌ها است. این برای یک محل، همان منبع حقیقت است: فروشنده و انبار یک مانده را می‌بینند.
اگر عملیات شما دو آدرس دارد، در دمو یک کالای واقعی را ببرید که در هر دو جا هست. بپرسید فروشنده ماندهٔ کدام محل را می‌بیند و هشدار کمبود روی کدام محل می‌ایستد. اگر جواب فقط یک جمع کل باشد، تفکیک هنوز در فرآیند شما بسته نشده. اسم نرم‌افزار این شکاف را پر نمی‌کند.
آنچه نرم‌افزار عوض نمی‌کند: جنس بدون سند بین دو محل، شمارش نکردن یکی از آدرس‌ها، و کدی که در هر محل یک جور ثبت شده. این سه را برجسته کنید. با ساختن انبار سوم پنهان نکنید.
اگر هنوز یک سالن دارید و فقط نام قفسه‌ها فرق میکند، فاز اول راه‌اندازی را چندانباره نکنید. دامنهٔ هفتهٔ اول در راه‌اندازی برای شرکت کوچک همان یک مسیر فروش و انبار است.
برای اینکه یک کالا در هر آدرس با نام تازه ساخته نشود، تعریف کد کالا و واحد ثابت پیش از ورود داده را بخوانید. محل نگهداری را از هویت قلم جدا کنید و مانده هر محل را با همان واحد بشمارید.
چک‌لیست یک انبار یا چند انبار
- [ ] محل را از قفسه جدا تعریف کرده‌اید: محل یعنی آدرس یا مسئول تحویل متفاوت
- [ ] برای شرکت تک‌محل، یک مانده برای هر کالا کافی است و انبار دوم نساخته‌اید
- [ ] فروشگاه و سوله، اگر دو آدرس‌اند، ماندهٔ جدا دارند
- [ ] جنس امانی و پیش نماینده داخل موجودی قابل فروش نیست
- [ ] مواد خام و کالای قابل فروش یک شمارش نیستند
- [ ] جابه‌جایی بین دو محل خروج و ورود دارد، نه پیام
- [ ] نقطه سفارش به محلی وصل است که باید جنس به آن برسد
- [ ] مغایرت هر محل جدا شمرده میشود، نه فقط جمع کل
- [ ] کالای راکد به محل دوم منتقل نشده تا فهرست شلوغ شود
- [ ] فروشنده قبل از قول، محل تحویل را می‌بیند
قدم بعدی
اگر بیش از یکی از چهار نشانهٔ بالا را دارید و هنوز یک عدد به مشتری می‌گویید، جمع کل دارد به‌جای محل تصمیم میگیرد. یک جلسه روی همان یک کالا که در دو جا نشسته کافی است. دموی رایگان را با این سناریو رزرو کنید یا با 09109874872 هماهنگ کنید.