نقطه سفارش موجودی کالا یعنی عددی که با رسیدنش باید خرید را شروع کنید، در حالی که هنوز جنس برای فروش روزهای آینده در قفسه هست. این عدد، موجودی صفر نیست. موجودی صفر یعنی مشتری منتظر مانده و شما دیر خریده‌اید. نقطه سفارش، خط شروع خرید است؛ با احتساب مدتی که طول می‌کشد کالا از تأمین‌کننده به قفسه برسد.
این راهنما برای شرکت بازرگانی کوچک است: چند فروشنده، یک یا دو تأمین‌کننده، و کالاهایی که اگر نباشند فروش همان هفته می‌خوابد. اگر خدمات می‌فروشید و کالای فیزیکی ندارید، نقطه سفارش برای شما کاربرد ندارد. اگر پانزده قلم دارید، تأمین‌کننده همان شهر است و همان روز می‌رساند، و یک نفر هم فروش را می‌بیند هم قفسه را، نگاه هفتگی به قفسه هنوز کافی است. نقطه سفارش وقتی لازم می‌شود که بیش از یک نفر از موجودی خبر می‌خواهد، یا فاصلهٔ خرید تا رسیدن کالا بیشتر از یک‌دو روز است.
قبل از تعیین این عدد، موجودی سیستم باید با قفسه بخواند. اگر نمی‌خواند، اول مغایرت موجودی انبار را ببندید. نقطه سفارش روی عدد غلط، یا دیر می‌خرد یا انبار را از کالای اضافی پر می‌کند.
نقطه سفارش با حداقل موجودی چه فرقی دارد؟
این دو را یکی نگیرید. حداقل موجودی معمولاً خطری است که نمی‌خواهید از آن پایین‌تر بروید. نقطه سفارش، لحظهٔ شروع خرید است و باید بالاتر از حداقل باشد، چون تا رسیدن کالا هنوز فروش ادامه دارد.
| مفهوم | سؤال عملی | اگر اشتباه بگیرید |
|---|---|---|
| موجودی فعلی | الآن چند عدد قابل تحویل است؟ | فروشنده قولی می‌دهد که قفسه ندارد |
| نقطه سفارش | از چه عددی خرید را شروع کنم؟ | یا دیر می‌خرید، یا همیشه اضافه می‌خرید |
| موجودی اطمینان | اگر تأمین‌کننده دیر کرد، چند عدد ذخیره بماند؟ | یک تأخیر، موجودی را صفر می‌کند |
| مقدار سفارش | این بار چند عدد بخرم؟ | حمل ارزان می‌شود و خواب کالا گران |
مقدار سفارش موضوع جداست. نقطه سفارش فقط می‌گوید «کی». اینکه «چند تا» بخرید به فضای انبار، تاریخ انقضا و پول در گردش بستگی دارد. برای شرکت کوچک، اول «کی» را درست کنید. «چند تا» را بعد از دو سه خرید واقعی تنظیم کنید، نه در روز اول روی کاغذ.
فرمول ساده برای شرکت بازرگانی کوچک چیست؟
فرمول سنگین آماری لازم نیست. برای اکثر قلم‌های در گردش همین کافی است:
نقطه سفارش = (مصرف روزانه × زمان تأمین به روز) + موجودی اطمینان
اجزای آن را از سند بگیرید، نه از حافظه.
| جزء | از کجا بیاید | مثال عددی |
|---|---|---|
| مصرف روزانه | فروش همان کالا در چند هفتهٔ اخیر، تقسیم بر روزهای کاری | ۲ عدد در روز |
| زمان تأمین | از ثبت درخواست خرید تا رسید کالا در قفسه | ۷ روز |
| مصرف در راه | ۲ × ۷ | ۱۴ عدد |
| موجودی اطمینان | تأخیر محتمل تأمین‌کننده، یا یک جهش کوتاه فروش | ۵ عدد |
| نقطه سفارش | ۱۴ + ۵ | ۱۹ عدد |
یعنی وقتی موجودی قابل تحویل به ۱۹ رسید، خرید شروع شود. تا کالا برسد، حدود ۱۴ عدد فروخته می‌شود و ۵ عدد به‌عنوان ضربهٔ تأخیر می‌ماند. اگر معمولاً همان روز می‌رسید، زمان تأمین را ۷ نگذارید. عدد را باد نکنید تا «مطمئن» به نظر برسد؛ موجودی اضافی هم هزینه است.
زمان تأمین را کامل حساب کنید: ثبت درخواست، تأیید، ارسال تأمین‌کننده، حمل، و رسید کالا در انبار. اگر جنس به شرکت رسیده و در سیستم رسید نخورده، زمان تأمین در ظاهر طولانی‌تر از واقعیت است و نقطه سفارش بالا می‌رود.
مصرف را هم از حواله و فاکتور همان کالا بگیرید. اگر فاکتور بدون حواله مانده، مصرف روزانه کم دیده می‌شود و دیر خرید می‌کنید. این همان نشتی است که در مقالهٔ حواله آمده.
روی کدام کالا نقطه سفارش بگذاریم؟
روز اول روی همهٔ فهرست کالا عدد نگذارید. سه گروه کافی است:
- پرفروش. قلمی که هر هفته خارج می‌شود. نبودش همان هفته در فروش دیده می‌شود.
- کند ولی حیاتی. فروشش کم است، ولی نبودش یک سفارش کامل را متوقف می‌کند.
- تأمین دور. تأمین‌کننده‌ای که چند روز یا چند هفته طول می‌کشد، حتی اگر مصرف روزانه کوچک باشد.
این‌ها را کنار بگذارید:
- کالای راکد که چند ماه حرکت نداشته
- کالایی که فقط بعد از سفارش قطعی مشتری خریده می‌شود
- قلمی که واحد یا کدش هنوز دو ردیف دارد
- جنسی که تاریخ مصرف کوتاه دارد و ذخیرهٔ اطمینان برایش ضرر است
برای گروه سوم، نقطه سفارش را بگذارید ولی موجودی اطمینان را کوچک. جنس تاریخ‌دار را با همان فرمول کالای بادوام پر نکنید.
اگر فروش فصلی است، میانگین سال را در فرمول نگذارید. مصرف همان بازهٔ شمسی پارسال، یا چند هفتهٔ مشابه امسال، به واقعیت نزدیک‌تر است. بازه را شمسی ببندید تا هفتهٔ اول فروردین با هفتهٔ آخر اسفند قاطی نشود. معیار تاریخ در ERP با تقویم شمسی است.
اگر موجودی سیستم غلط باشد چه می‌شود؟
نقطه سفارش یک مقایسه است: موجودی قابل تحویل در برابر یک خط. اگر موجودی دروغ باشد، مقایسه هم دروغ است.
دو حالت رایج:
- موجودی سیستم بیشتر از قفسه است. نرم‌افزار هنوز به خط نرسیده، قفسه خالی است. فروشنده می‌گوید داریم. خرید شروع نمی‌شود.
- موجودی سیستم کمتر از قفسه است. خرید زود شروع می‌شود. کالا می‌رسد، در حالی که از قبل هم جنس داشتید. پول در قفسه می‌خوابد.
علت هر دو، اغلب فاکتور بدون اثر انبار، کد تکراری، یا واحد ناهمسان است. ترتیب اصلاح در مقالهٔ مغایرت موجودی است. تا آن ترتیب بسته نشده، نقطه سفارش را روی آن کالا فعال نکنید.
موجودی قابل تحویل را هم با موجودی فیزیکی یکی نگیرید. اگر بخشی از کالا را به مشتری قول داده‌اید، آن بخش نباید در عددی که با نقطه سفارش مقایسه می‌شود بماند. فرق این سه موجودی در همان مقالهٔ مغایرت آمده است.
خرید را کی ثبت کنیم و کی صبر کنیم؟
رسیدن به نقطه سفارش یعنی خرید را شروع کنید، نه اینکه همان ساعت جنس در قفسه باشد. مسیر عملی برای تیم کوچک:
- موجودی قابل تحویل را با نقطه سفارش مقایسه کنید. مقایسه روی فایل دیروز فایده ندارد.
- اگر به خط رسیده، درخواست خرید همان کالا را با تعداد مشخص بسازید. «بخرید» بدون عدد، فردا قابل پیگیری نیست.
- اگر سفارش بازی به تأمین‌کننده در راه است، دوباره همان مقدار را نخرید. موجودی در راه را کنار موجودی قفسه ببینید.
- وقتی کالا رسید، رسید انبار را همان روز بزنید. تا رسید نخورد، موجودی هنوز پایین است و نفر بعدی دوباره خرید می‌زند.
- ماه شمسی بعد، مصرف واقعی را با عددی که در فرمول گذاشته بودید مقایسه کنید. اگر همیشه زود می‌رسید، زمان تأمین را کم کنید. اگر دو بار تمام شد، موجودی اطمینان را کم‌کم بالا ببرید، نه یکباره دو برابر.
در تینا این حلقه در یک پنل است: موجودی لحظه‌ای و هشدار کمبود، متصل به فروش و خرید. هشدار کمبود علامت جلوتر از خالی شدن قفسه است. خود عدد نقطه سفارش را شما از مصرف و زمان تأمین تعیین می‌کنید. درخواست خرید، سفارش به تأمین‌کننده و رسید کالا مسیر جدا و قابل ردیابی دارند. جزئیات ماژول در ویژگی‌ها است. تنظیم اینکه هشدار روی کدام کالا و چه مانده‌ای بیاید، جزو استقرار است و در دمو روی قلم‌های خودتان بسته می‌شود.
نرم‌افزار به‌جای شما تشخیص نمی‌دهد که این ماه کمپین فروش دارید یا تأمین‌کننده تعطیل است. آن دو را در موجودی اطمینان یا در مقدار همین سفارش وارد کنید، بعد از اینکه در تقویم شمسی دیده شد.
هزینهٔ دیر خریدن و زود خریدن
هر دو خطا خرج دارند، و هیچ‌کدام را اینجا به ریال ثابت ترجمه نمی‌کنیم. الگوی هزینه برای شرکت بازرگانی یکی است:
- دیر خریدن: فروش از دست‌رفته، ارسال ناقص، و وقتی که فروشنده صرف عذرخواهی می‌کند
- زود خریدن: پول خوابیده در کالا، جا گرفتن قفسه، و جنسی که فصلش گذشته
- خرید تکراری: دو نفر جدا، چون موجودی در راه را ندیده‌اند، دو سفارش می‌زنند
این‌ها همان لایه‌های پنهانی هستند که در هزینه کل مالکیت از لایسنس جدا شده‌اند. اجزای قیمت نرم‌افزار، شامل سرور شروع، جدا از این بحث است و در صفحه قیمت آمده. نقطه سفارش قرار نیست آن جدول را عوض کند. قرار است خرید اضطراری و خرید تکراری را کم کند.
اگر امروز فقط یک نفر خرید می‌کند و فهرست کالا کوتاه است، ابزار تازه‌ای برای این کار نخرید. یک عدد روی ده قلم پرفروش، در همان فایلی که موجودی واقعی را نشان می‌دهد، کافی است. ابزار وقتی معنی دارد که فروش و خرید و موجودی سه جا باشند و هر کدام عدد خودش را داشته باشد.
چک‌لیست نقطه سفارش
- [ ] مغایرت همان کالا بسته شده و موجودی سیستم با قفسه می‌خواند
- [ ] مصرف روزانه از فروش چند هفتهٔ اخیر آمده، نه از حدس
- [ ] زمان تأمین تا رسید در قفسه حساب شده، نه فقط تا درِ شرکت
- [ ] موجودی اطمینان جدا از نقطه سفارش تعریف شده
- [ ] نقطه سفارش بالاتر از صفر است و به اندازهٔ مصرفِ مدت انتظار جا دارد
- [ ] کالای راکد، سفارشی و تاریخ‌دار از این قانون کنار گذاشته شده
- [ ] سفارش در راه، دوباره خرید نمی‌شود
- [ ] رسید انبار همان روز رسیدن کالا ثبت می‌شود
- [ ] تاریخ بازهٔ مصرف شمسی است
- [ ] ماه بعد، عدد با مصرف واقعی همان کالا یک بار مقایسه می‌شود
قدم بعدی
اگر این چک‌لیست برای پرفروش‌ترین کالاهایتان بیش از سه مورد باز دارد، خرید هنوز به خالی شدن قفسه وصل است. یک جلسهٔ کوتاه روی همان چند قلم نشان می‌دهد هشدار کمبود کجا باید بایستد. دموی رایگان را با فهرست پرفروش رزرو کنید یا با 09109874872 هماهنگ کنید.
سوالات پرتکرار
نقطه سفارش همان حداقل موجودی است؟
حداقل موجودی خطری است که نمی‌خواهید از آن پایین‌تر بروید. نقطه سفارش لحظهٔ شروع خرید است و باید بالاتر باشد، چون تا رسیدن کالا هنوز فروش ادامه دارد.
روی همهٔ کالاها عدد بگذاریم؟
برای شرکت کوچک، پرفروش، حیاتی، و قلم‌هایی که تأمین‌شان طول می‌کشد کافی است. کالای راکد و کالای سفارشی را وارد این قانون نکنید.
اگر فروش بعضی ماه‌ها چند برابر است چه کنیم؟
میانگین کل سال را در فرمول نگذارید. مصرف همان بازهٔ شمسی مشابه را بگذارید و موجودی اطمینان را فقط برای جهش کوتاه بالا ببرید.
نرم‌افزار خودش سفارش خرید می‌سازد؟
عدد نقطه سفارش را شما از مصرف و زمان تأمین تعیین می‌کنید. در تینا موجودی لحظه‌ای و هشدار کمبود، متصل به فروش و خرید، قبل از خالی شدن قفسه دیده می‌شود. درخواست خرید بعد از این تصمیم در مسیر تأمین ثبت می‌شود. تشخیص کمپین یا تعطیلی تأمین‌کننده با تیم است.
یک فایل اکسل برای نقطه سفارش کافی است؟
اگر یک نفر موجودی را به روز می‌کند و قلم‌ها کم‌اند، بله. اگر فروش و انبار دو فایل دارند، نقطه سفارش روی فایل دیروز محاسبه می‌شود و یا دیر می‌خرید یا دوباره می‌خرید.