چرخه فروش در نرم‌افزار ERP فارسی یعنی مسیر مشتری از اولین درخواست تا فاکتور نهایی، بدون پرش بین اکسل، واتساپ و چند نرم‌افزار جدا. در تینا ERP این مسیر معمولاً از فرصت یا پیشفاکتور شروع میشود، با تایید نقش مجاز جلو می‌رود، به فاکتور تبدیل میشود و در صورت نیاز به انبار و مالی وصل می‌ماند — همه‌چیز در یک پنل RTL با تاریخ شمسی.
سند فروش در دانشنامهٔ فاکتور و مدخل انگلیسی فاکتور جدا از اثر انبار تعریف شده است.
چرخه فروش استاندارد در تینا چه شکلی است؟
مسیر پیشنهادی برای اکثر تیم‌های SME:
- ثبت سرنخ یا فرصت در قیف فروش
- تهیه پیشفاکتور با اقلام، قیمت و شرایط
- تایید توسط نقش مجاز (مدیر فروش / مالی)
- تبدیل به فاکتور
- چاپ یا PDF با سربرگ برند
- اثر روی موجودی/حساب‌ها طبق تنظیم استقرار
این مدل جایگزین «CRM جدا + نرم‌افزار فروش جدا + اکسل قیمت» میشود و مغایرت نسخه را کم می‌کند.
مرحله ۱: فرصت و پیشفاکتور
پیشفاکتور جای مذاکره است، نه سند نهایی قطعی. در این مرحله:
- اقلام و واحد را دقیق وارد کنید
- تخفیف و مالیات را شفاف نگه دارید
- نسخه پیش‌نویس را قبل از ارسال به مشتری قفل مفهومی کنید (وضعیت مشخص)
- تاریخ اعتبار پیشنهاد را شمسی ثبت کنید
نکته عملی: اگر چند بار قیمت عوض میشود، همان پیشفاکتور را به‌روز کنید تا تاریخچه در یک سند بماند؛ ساختن فایل‌های پراکنده در اکسل همان جایی است که کنترل از دست می‌رود.
مرحله ۲: تایید و کنترل نقش
بدون تایید، فروش سریع‌تر به نظر می‌رسد ولی خطا و تخفیف‌های بی‌ضابطه بیشتر میشود. در تینا می‌توانید:
- نقش فروشنده را به ثبت و ویرایش پیش‌نویس محدود کنید
- تایید را به مدیر بسپارید
- بعد از تایید، تبدیل به فاکتور را مجاز کنید
این گردش‌کار برای تیم ۵ تا ۵۰ نفره معمولاً بیش از حد پیچیده نیست و جلوی دوبارهکاری مالی را می‌گیرد. اینکه کدام وضعیت‌ها واقعاً تایید می‌خواهند و کدام نه، در تایید پیشفاکتور فروش و وضعیت‌هایی که بدون تایید رد نشوند آمده است.
مرحله ۳: فاکتور و چاپ برند
وقتی پیشفاکتور تایید شد، تبدیل به فاکتور باید:
- اقلام نهایی را حفظ کند
- شماره و وضعیت سند را شفاف کند
- خروجی چاپی/PDF با برند شما بسازد
- برای مشتری خوانا و رسمی باشد
قبل از اولین فاکتور واقعی، قالب چاپ را یک‌بار با داده آزمایشی چک کنید — فونت، لوگو، تاریخ شمسی و جمع مبالغ.
مرحله ۴: اتصال به انبار — جایی که سود یا زیان پنهان میشود
صدور فاکتور بدون دیدن موجودی، کلاسیک‌ترین منبع نارضایتی مشتری است. در مدل یکپارچه:
| وضعیت | رفتار پیشنهادی |
|---|---|
| موجودی کافی | ادامه فاکتور / حواله |
| موجودی ناکافی | هشدار قبل از تعهد به مشتری |
| کالای سفارشی | رزرو یا سفارش تامین مشخص شود |
ماژول‌های مرتبط را در ویژگی‌های تینا ERP ببینید؛ فروش و انبار وقتی جدا باشند، گزارش «چقدر فروختیم» با «چقدر داریم» نمی‌خواند. اگر فاکتور هست و موجودی کم نشده، مسیر سند را در حواله انبار از فاکتور ببینید. اگر این اختلاف همین حالا روی کالاهای شما هست، علت‌ها و ترتیب اصلاح در مغایرت موجودی انبار آمده است.
گزارش‌گیری فروش با تاریخ شمسی
مدیر فروش معمولاً این پرسش‌ها را دارد:
- این ماه شمسی چند پیشفاکتور تبدیل شده؟
- میانگین فاصله پیشفاکتور تا فاکتور چقدر است؟
- کدام اقلام بیشتر برمی‌گردند یا اصلاح می‌شوند؟
با فیلتر بازه جلالی در لیست‌ها، این گزارش‌ها بدون تبدیل تاریخ دستی قابل پیگیری‌اند. جزئیات بومی‌سازی را در ERP با تقویم شمسی بخوانید. اگر امروز فروش و انبار را جدا از حسابداری نگه می‌دارید، جایگزین سپیدار برای فروش و انبار سناریوهای انتقال را توضیح می‌دهد.
چک‌لیست کیفیت چرخه فروش
- [ ] فرصت/پیشفاکتور وضعیت مشخص دارد
- [ ] قیمت نهایی قبل از تایید قفل مفهومی شده
- [ ] نقش تاییدکننده تعریف شده
- [ ] قالب چاپ برند تست شده
- [ ] موجودی در لحظه فاکتور قابل مشاهده است
- [ ] فیلتر تاریخ شمسی برای گزارش ماهانه کار می‌کند
اشتباه‌های رایج تیم فروش
- ارسال پیشفاکتور از اکسل و ثبت بعدی در سیستم (دو منبع حقیقت)
- تبدیل عجولانه به فاکتور قبل از تایید موجودی
- تخفیف شفاهی بدون ثبت در سند
- نادیده گرفتن وضعیت سند و پیگیری در چت
- آموزش ندادن چاپ به کارشناس فروش — مشتری نسخه ناقص می‌بیند
برای تیم تازه‌وارد: از کجا شروع کنند؟
اگر کاربر جدید هستید، اول راهنمای شروع کار با ERP فارسی را انجام دهید، بعد روی ۲–۳ پیشفاکتور آزمایشی این چرخه را کامل تمرین کنید. برای دیدن مسیر روی داده واقعی، دمو رایگان بگیرید یا با 09109874872 هماهنگ کنید.